Apple hat in ihrer eigenen Notizen-App nicht etwa einfach nur die Möglichkeit, Texte zu schreiben, sondern auch Texte zu formatieren, Tabellen zu erstellen, Listen zu erstellen oder sogar Dokumente zu scannen. Wie das ganze funktioniert, möchte ich euch heute in diesem Artikel zeigen, so dass ihr danach wisst, wie optimal ihr eure Notizen-App verwenden könnt. Ich wünsche euch viel Spaß mit dem Artikel, und los geht's!

Start & Überblick: Die perfekte Einführung in die Notizen-App

So, wir starten jetzt erstmal mit einer ganz leeren Notizen-App. Unten rechts erstellen wir auch einfach mal direkt eine neue Notiz über diesen kleinen Button. Und jetzt geben wir einfach irgendeinen Text ein. Ich sage jetzt mal "Abonnieren" in die erste Zeile und in die zweite Zeile schreibe ich einfach mal "Zweite Zeile".

Wenn wir jetzt oben links auf "Notizen" klicken, um wieder zurück zur Übersicht der Notizen zu kommen, dann sehen wir jetzt eben diese neu angelegte Notiz oben mit "Abonnieren" und unten drunter steht eben "Zweite Zeile", die wir eingetragen haben. Links davon sehen wir auch noch, wann wir diese Notiz zuletzt bearbeitet haben. Das heißt, wir haben hier schon eine Übersicht, und wenn man im Kopf hat, dass die ersten beiden Zeilen hier direkt in der Übersicht angezeigt werden, dann kann man die natürlich so bearbeiten, dass man möglichst schnell auch wieder seine Notizen finden kann.

Vielfältige Möglichkeiten & Drittanbieter: Notizen-App optimal nutzen

So, klicken wir jetzt hier aber nochmal drauf, sehen wir unten weiterhin drei Buttons. Einmal den Button, um diese Notiz zu löschen, einen Button, um die Notiz zu teilen, und wieder ein Button, um eine neue Notiz zu erstellen. Wir sehen aber keinen weiteren Button, um irgendwie eine Tabelle einzufügen oder Dokumente zu scannen. Das liegt daran, dass wir hier nicht die Notizen direkt auf dem Gerät oder in der iCloud speichern, sondern dass wir diese Notizen hier speziell gerade mit einem Arbeitsaccount oder mit einem Google Account verknüpft haben. Anders gesagt, Apple unterstützt hier mit der Notizen App auch die Notizen von Drittanbietern. Das heißt, wenn du über Google Mail oder web.de die Notizen synchronisierst, dann kannst du dir die hier auch anzeigen lassen und bearbeiten. Aber da es keinen richtigen Standard gibt, wie Dokumente, Bilder, PDFs und so weiter in Notizen abgespeichert werden können, kannst du sie eben jetzt nicht in den Notizen hinzufügen, die eben auf den Drittanbieter-Server landen.

Um das zu kontrollieren, wo du die Notizen speicherst und schreibst, um halt wieder mehr Möglichkeiten in der Bearbeitung der Notizen zur Verfügung zu haben, klicken wir oben links noch einmal zurück auf "Ordner". Hier sehen wir jetzt alle verschiedenen Ordner bzw. alle Server, auf denen wir die Daten speichern.

Oben natürlich "Schnellnotizen" und "iCloud", das ist das, was wir lokal auf dem Handy bzw. mit der iCloud synchronisiert von Apple haben. Hier funktionieren alle Funktionen wie Tabellen und so weiter, auf die ich gleich weiter eingehe.

Und hier drunter sehen wir jetzt "Hochzeitsfilm Aachen" und "Bewegtbild Bock", meine beiden Mail-Accounts, die ich aus geschäftlichen Gründen selber noch benutze, die eben über eine Drittanbieter-Plattform synchronisiert werden. Und hier habe ich jetzt nicht die Möglichkeit, Tabellen und so weiter hinzuzufügen.

Effizientes Synchronisieren: Ordnung in den Notizen

Wenn ich jetzt sagen möchte, dass ich hier in der Notizen App nur die Notizen haben möchte, die auch ordentlich synchronisiert werden, dann möchte ich es "clean" haben. Ich möchte nur die Notizen schreiben können, die auch ordentlich synchronisiert werden. Um das zu erreichen, gehe ich in die Einstellungen. Hier geben wir einfach mal "Notizen" ein, und hier sehen wir alle Einstellungen zu Notizen, einschließlich der Einstellungen zu den Accounts. Hier sehen wir, welche Accounts alle mit diesem Gerät verknüpft sind und was sie alles synchronisieren.

In meiner YouTube E-Mail-Adresse werden zum Beispiel nur die Kontakte synchronisiert, und in "Hochzeitsfilme - Aachen" eben meine Mails und die Notizen. Wenn ich da jetzt draufklicke, kann ich ausstellen, dass die Notizen synchronisiert werden, und lösche auch alle die Notizen von diesem Gerät. Sie werden nicht vom Server gelöscht, sondern nur von diesem Gerät.

Wenn ich jetzt hier wieder zurückkehre, dann sehe ich, dass dieser Unterkategorie oder dieser Überordner "Hochzeitsfilme - Aachen" verschwunden ist.

iCloud-Power: Kreative Tabellen und Funktionen in Notizen

So, um jetzt wirklich eine Notiz zu erstellen, in der wir all die ganzen Apple Funktionen nutzen können, klicken wir auf "iCloud" und sagen unten rechts "hier eine neue Notiz". Hier sehen wir direkt eine neue Zeile an allen möglichen Features, die Apple unterstützt. Zum ersten eine Tabelle. Hier können wir ganz normal in die Tabelle reinklicken, wo wir etwas hinschreiben wollen, und somit die Tabelle füllen.

Wenn wir jetzt aber sagen, dass wir eine extra Spalte brauchen, klicken wir oben auf den Spaltenkopf, klicken noch mal drauf und sagen "jetzt Spalte hinzufügen". Und um eine Spalte zu löschen, sagen wir "Spalte löschen". Ich drücke jetzt mal auf "Spalte hinzufügen", und wenn wir jetzt sagen, die Position ist falsch, können wir sie einfach oben anpacken und die Position ändern. Auch wenn wir die Reihenfolge von den verschiedenen Zeilen ändern wollen, dann können wir einfach die Zeilenköpfe anpacken, verschieben und absetzen, wo wir sie eben haben möchten.

Genau so können wir eben vorgehen und jetzt eben alles bearbeiten, wie wir das brauchen. Ansonsten kann man aber auch noch mal auf den Spaltenkopf draufklicken, hier gibt's noch weitere Funktionen. So kann man eine ganze Spalte kopieren oder auch ausschneiden oder auch formatieren, was man logischerweise mit der ersten Spalte und der ersten Zeile macht, um dem Ganzen eben etwas mehr Struktur zu geben, um die Beschriftungen der einzelnen Spalten und Zeilen eben von dem Inhalt weiter abzugrenzen, wenn du jetzt Texte außerhalb von der Tabelle formatieren möchtest.

 

Textformatierung leicht gemacht: Überschriften, Stichpunkte & mehr!

Ich schreibe jetzt hier z.B. "hallo" einfach in den Text. Dann können wir dafür einen anderen Button nutzen, und zwar den direkt neben der Tabelle, unten über der Tastatur. Hier können wir draufklicken und sehen direkt ein paar vorprogrammierte Formatierungen. Wir können sagen, das Ganze ist ein Titel, eine Überschrift, eine Unterüberschrift, ein Text und ein nicht proportionaler Text. "Nicht proportional" ist dabei ein Begriff, den man nicht so oft hört, öfter hört man "Monospace". "Monospace" sorgt dafür, dass jedes Zeichen genau gleich lang ist und den gleichen Platz einnimmt. Hier habe ich jetzt mal z.B. ganz viele Einsen und ganz viele Neunen geschrieben. Sobald ich jetzt auf "nicht proportional" umstelle, nehmen beide Zahlen exakt gleich viel Platz ein, und jede Eins steht immer genau über einer Neun.

Ansonsten haben wir natürlich noch die Möglichkeit, Texte fett zu machen, kursiv zu schreiben, zu unterstreichen oder durchzustreichen. Wir können auch ganze Texte einrücken oder eben wieder zurückrücken. Jetzt können wir hier auch eine Stichpunktliste machen, mit Punkten oder einem Minus statt einem Punkt, oder wir können daraus natürlich auch eine Aufzählung machen. Wenn wir die Aufzählung weiterführen wollen, klicken wir in die erste Zeile, drücken Enter und können den nächsten Text schreiben. Drücken hier wieder Enter und so weiter. Wenn wir jetzt nicht mehr die Aufzählung schreiben wollen, drücken wir noch mal Enter und sind wieder in dem ganzen normalen Text, den wir ganz normal formatieren können.

Effiziente To-Do-Listen: Abhaken und Sortieren leicht gemacht!

Aber da wir auch gerade schon mal kurz die Listen erwähnt haben, kann man noch bessere und weitere Listen erstellen, die man sogar abhacken kann. Dafür haben wir eben dieses weitere dritte Symbol in der Leiste. Wenn wir darauf drücken, sehen wir so einen großen Kreis, und hier schreibe ich mal "Erster" für den ersten Eintrag, "Zweiter" und "Dritter". Jetzt können wir diese verschiedenen Einträge alle abhacken, indem wir einfach darauf klicken. Automatisch werden dabei abgehakte Einträge nach unten sortiert. Wenn du erstmal eine Liste erstellst, kannst du auch einstellen, dass das Ganze nicht so sein soll, sodass die abgehakten Einträge in der Position bleiben, wo sie vorher waren und nicht umsortiert werden. Das ist dann dir überlassen, was du standardmäßig aktivierst.

Innovative Kamerafunktionen für deine Notizen!

Kommen wir zu diesem ganzen Bundle an Features, das sich hinter dem Kamera-Symbol befindet. Wenn wir hier nämlich drauf drücken, haben wir die Möglichkeit, Fotos oder Videos aus unserer Mediathek auszuwählen und in die Notiz einzufügen. Auch können wir hier direkt Fotos oder Videos aufnehmen, die dann direkt in der Notiz gespeichert werden. Als weitere Möglichkeit können wir auch in die Dateien gehen, eine PDF oder auch Bilder oder Videos per Drag and Drop nehmen, gedrückt halten und bewegen, um sie direkt in der Notiz einzufügen. So haben wir nun diese ganze Notiz hier auch mit Bildern und Videos und können weitere Informationen darüber und darunter schreiben. Das ist perfekt für die Universität, wenn du beispielsweise die PDF eines Handbuchs in eine Notiz packst und der Professor ein Schaubild an die Tafel malt, das du hier direkt fotografieren kannst. Vielleicht schreibst du noch einen kleinen Text dazu, und schon hast du alles an einem Ort, was du brauchst.

Aber kommen wir noch kurz zu den beiden weiteren Features, die man ebenfalls hinter dem Kamera-Symbol findet. Beides sind sehr mächtige Funktionen. Zum einen können wir hier Dokumente scannen, und das funktioniert für mich besser als mit einem regulären Scanner. Wenn ich jetzt zehn Dokumente habe, lege ich sie alle nebeneinander und mache von allen quasi ein Foto. Die App passt das automatisch so an, dass sie auch ordentlich zugeschnitten sind, bearbeitet das so, dass man die Texte vernünftig lesen kann, und speichert es dann als PDF in dieser Notizen-App ab. Bei einem regulären Scanner müsste ich jedes Mal ein Blatt einlegen und scannen, das dauert viel länger als hier eben diese Funktion in der App zu nutzen. Dafür braucht man keine weitere Drittanbieter-App, man muss sich nichts weiteres aufs Handy herunterladen. Es funktioniert hier integriert in Apples Notizen-App und das wirklich gut. Wenn es mal nicht ganz so gut funktioniert, weil es vielleicht zwei Seiten gab, die er nicht vernünftig unterscheiden kann, klickt man einfach auf "Bearbeiten" und passt dann eben händisch die Ecken für das Dokument an, sodass man eine perfekt zugeschnittene Seite am Ende hat.

Ansonsten haben wir unter dem Kamera-Symbol noch einen Button mit der Bezeichnung "Text scannen". Damit können wir auf einen Text von einem Dokument drauf halten, und die App wandelt dieses Foto des Textes in geschriebenen Text um. So können wir den Text ganz normal bearbeiten oder abspeichern.

Kreative Notizen: Zeichnen und Unterschreiben leicht gemacht!

So, dann haben wir jetzt noch die Funktion zu zeichnen, statt eben zu schreiben. Du kannst hier entweder handschriftlich mit dem Finger etwas malen oder, wenn du ein Tablet hast, mit dem Apple Pencil wirklich Dokumente ausfüllen oder Tic Tac Toe spielen oder sonst etwas. Aber auch am Handy ist es praktisch, um unter ein Dokument eine Unterschrift zu setzen. Das geht dann eben hiermit.

Effizientes Notizmanagement: Die Kunst des Sortierens und Organisierens

So, ihr wisst nun, wo man am besten Notizen anlegt und wie man sie am besten bearbeitet. Jetzt ist aber die Frage, wie können wir Notizen am besten sortieren und uns organisieren? Dafür können wir eigentlich überall oben rechts auf die drei Punkte klicken. Hier in der Selbst kann man diese spezielle Notiz einmal direkt bewegen und sagen, wir bewegen die Notiz entweder zu den Schnellnotizen oder erstellen einen neuen Ordner, den ich jetzt einfach mal "Test" nenne. Wenn ich den gesichert habe, verschwindet die Notiz auch, weil ich eben nicht in diesem passenden Ordner drin bin. Deswegen gehe ich noch mal ein paar Ordner zurück, und hier ist nun auch der neue Ordner mit dem Namen "Test". Von hier aus kann ich auch wieder oben rechts auf "Bearbeiten" klicken und unten links sagen, wir erstellen einen neuen Ordner, den nenne ich einfach mal "Test 2". Fertig, und schon seht ihr, hat sich ein weiterer Ordner dazugesellt.

Ihr habt aber auch gerade gesehen, wir können auch einen intelligenten Ordner erstellen, mit dem wir automatisch ein paar Sachen abfragen können, wie zum Beispiel wann wurde das Ganze bearbeitet oder gibt es bestimmte Texte, die darin erwähnt wurden. Auch können wir abfragen, ob darin eine Checkliste vorhanden ist, die auch noch nicht vollendet wurde. Oder wir können den Filter auf bestimmte Ordner beschränken. Das alles kann man hier einrichten, so dass ihr dann einen Ordner habt, den ihr nutzen könnt, um schneller Sachen wiederfinden zu können.

Schneller Finden mit der Suchleiste: Notizen durchstöbern leicht gemacht

Alternativ könnt ihr aber auch jederzeit überall oben die Suchleiste verwenden. Wenn sie bei euch nicht angezeigt wird, scrollt einmal nach oben, dann taucht sie auch auf. Hier könnt ihr jetzt auch speziell nach Begriffen suchen, die ihr in den Notizen verwendet habt. Oder ihr sucht hier speziell nach Notizen mit Text, Notizen mit Zeichnungen oder Notizen mit Checklisten.

Mehr Überblick und Gestaltung: Spannende Ansichten für deine Notizen

Gehen wir auch nochmal in einen Ordner rein, können wir uns auch hier eine andere Ansicht einstellen. So können wir auf die Punkte klicken und sagen, dass wir diesen Ordner gerne als Galerie anzeigen möchten. Dadurch sehen wir zwar nicht mehr ganz so viele Informationen, jedoch ein größeres Vorschaubild. Schauen wir uns das Ganze mal in einem anderen Ordner an.

Sehen wir hier, wie hier die Galerieansicht dabei hilft, Zeichnungen besser auseinanderzuhalten. Ansonsten können wir, wenn wir einen eigenen Ordner erstellt haben, diesen auch immer nochmal einzeln bewegen, noch einen weiteren Unterordner hinzufügen, den ganzen auch nur umbenennen oder auch wieder an dieser Stelle teilen. Wir können ihn auch neu sortieren oder gruppieren.

Als letzten kleinen Hinweis könnt ihr auch, wenn ihr lange auf den Sitz draufklickt, diese Notiz oben anpinnen. So wird sie egal wie viele Notizen ihr habt, immer ganz oben angezeigt. Auch könnt ihr hier eine Notiz sperren, damit könnt ihr dann festlegen, dass ihr entweder euren iPhone-Code braucht, um auf diese Notiz zuzugreifen, oder ihr legt ein separates Passwort fest. Die gleichen Auswahlmöglichkeiten, sowie ein paar Shortcuts, bekommt ihr auch, wenn ihr in der Notiz selber oben auf die drei Punkte klickt.

Unverzichtbare Notizen-App: Maximiere deine Produktivität!

So, das war's jetzt aber auch eigentlich. Ich kann euch nicht mehr in der Notizen App zeigen. Das waren die wichtigsten Features und am Anfang auch direkt die wichtigen Einstellungsmöglichkeiten, um eben das Beste aus euren Notizen herauszuholen.

 

 

 Den ganzen Artikel findest du auch als Video auf Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=va7fPKLDVRg&t